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Video-Reuniones en la oficina. Cuide su imagen y la de tu empresa

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Las video-llamadas o video-conferencias de trabajo son ya un hecho cotidiano. La actual situación nos ha obligado a utilizarlas para evitar desplazamientos que antes se veían como algo cotidianos pero que ahora debemos evitar con la entrada de la nueva normalidad.

En la vuelta a la oficina probablemente no estarán todos los trabajadores a la vez o incluso se hagan turnos para ir a la empresa, por lo que la comunicación entre ellos se hará de manera virtual principalmente. Además, las reuniones con otras empresas o proveedores se van a realizar, a corto y medio plazo, on line en lugar de presencial a través de alguno de los servicios que ahora conocemos todos como Team, Hangouts Zoom o WebEx.

Escritorio de oficina ordenado

Esto por una parte es positivo, ya que evitamos emplear mucho tiempo en el desplazamiento de la oficina del visitante a la oficina del anfitrión. Incluso en las video reuniones los participantes van más directamente a la agenda y son más productivas que muchas presenciales.

Hoy le daremos unos trucos y consejos para hacer que estas reuniones online sean provechosas y den una imagen de profesionalidad pese a la distancia.

1. Sonido

Lo primero y más importante es escuchar y ser escuchado, por lo que la configuración de la aplicación que usemos para la reunión debe estar correctamente configurada. También debemos tener en mente otros detalles como eliminar en la medida de lo posible los ruidos de fondo, por lo que tanto en la oficina como en casa debemos buscar un espacio aislado.

Otro aspecto importante es la de silenciar el micrófono cuando no estemos hablando para evitar que se cuelen ruidos que dificulten escuchar a la persona que hable en ese momento.

Incluso podemos ayudar a escuchar y ser escuchados el uso de auriculares bluetooth con micrófono para tener unas video-llamadas claras y nítidas.

 

2. La imagen

Debemos asistir a la video llamada de la misma manera que lo haríamos si fuera presencial. Por ello lo primero es vestirnos para la ocasión ya que nunca sabemos cuándo se nos puede ver de cuerpo entero.

Es cierto que al asistir muchas personas a la reunión se puede congelar la imagen o que la conexión vaya lenta, y tiene una fácil solución. Activemos la cámara siempre al principio para presentarnos y el saludo inicial, y cuando entremos en la agenda de la reunión podemos desconectarla y proyectar el archivo que queramos compartir.

Cuando tengamos activada la cámara es importante colocarla a la altura de los ojos evitando ponerla desde un ángulo bajo ya que principalmente se verá su cuello. Igualmente debemos mirar a la cámara cuando hablemos y no a nuestra pantalla.

Cuide todos los detalles de la video-reunión ya que sigue siendo un entorno profesional y debemos dar una buena imagen tanto personal como de la empresa. Utilice la cámara como espejo como lo haría antes de salir de casa.

Teletrabajo mesa funcional

3. La luz

Otro aspecto importante es la ubicación de la luz. Según sea esta puede sacar lo mejor de nosotros o destruir el plano.

Al igual que cuando hacemos fotos, debemos evitar que haya una fuerte luz detrás de nosotros para no salir totalmente oscurecidos, y tener una luz suave que nos enfoque para se nos vea bien como puede ser la de un pequeño flexo lateral.

Con esto daremos protagonismo a nuestra cara y quitándola de elementos del fondo que pueden distraer a los asistentes.

 

4. El fondo

Y es que ahora sabemos cómo son las casas de muchos compañeros, proveedores y clientes. Por ello es importante elegir que aparece detrás de usted.

En la oficina debemos elegir un fondo que no cree distracción a los asistentes, por lo que tal vez una pared lisa o una mampara que no tenga sombras sería lo ideal. Pero si no disponemos de ellos busquemos un lugar que esté ordenado y estático en la medida de lo posible. Y sobre todo que no parezca que de las cabezas salen plantas u objetos raros, como una librería o un armario de almacenaje.

La silla desde la que hacemos las video-llamadas debe ser ergonómica ya que pasaremos muchas horas en ellas, así como la mesa para que sea funcional y evite vibraciones al escribir o gesticular que dificulten la reunión

En Teknosystem Mobiliario estamos para ayudarle en esta nueva realidad empresarial y ofrecerle soluciones reales para su negocio, tanto en mobiliario como en adaptar la oficina en esta época post COVID.

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